Onthaal, administratie en communicatie

Jouw profiel

Wat doet De Kleppe met een mens? Beleef het zelf! Je kan ons helpen met de dieren, de moestuin, het technisch onderhoud, klusjes, onthaal van groepen, administratief werk, maar ook beleidswerk, communicatie, fondsenwerving, … Voor ieder wat wils :-).

Maak kennis met bezoekers, medewerkers en andere vrijwilligers, ieder met zijn eigen achtergrond en unieke verhaal. Op De Kleppe maken we tijd om naar elkaar te luisteren. Iedereen is gelijkwaardig en we leren van elkaar. Wil je graag je steentje bijdragen? Laat het ons weten op info@dekleppe.be.

"Vrijwilliger zijn, dat is geluk delen met anderen. Als je naar huis stapt, moe maar tevreden, omdat je iets gedaan hebt voor anderen. Lieve en ik werken met de geitjes. Er was een jongen in de groep, met een aangepaste rolstoel. Hij zat veel hoger dan in een gewone rolstoel. Dus kon hij niet echt actief meewerken. Zijn begeleidster zei: het geeft niet, ik zet mij wat opzij. Naast de piste liepen onze 3 ezels Vicko, Mieneke en Fientje op de wei. Vicko kwam met zijn kop op de jongen wrijven. Ik heb nog nooit zo een gelukkige jongen gezien. Dat dieren mensen aanvoelen, daar geloof ik in. En mensen met een beperking zijn ook altijd dankbaar. En daarom ben je vrijwilliger… Om geluk te delen met anderen.” (Francine)

Taakomschrijving

Op De Kleppe ontvangen wij voornamelijk gezinnen en groepen met personen met een beperking en/of in armoede. Een goed en warm onthaal is dan ook heel belangrijk. Als vrijwilliger binnen onze werkgroep 'onthaal' neem je check in en check out momenten op. Bij een check in ontvang je de groep en maak je alle afspraken met de verantwoordelijke, je gaat met hen rond en geeft duidelijke info zodat hun verblijf vlot kan verlopen. Bij een check out ga je terug de sleutels in ontvangst nemen en samen met de verantwoordelijken alles nakijken. Je zorgt voor een warm afscheid en neemt tips en opmerkingen mee.

Bij de contacten met onze kwetsbare gasten en de voorbereidingen voor hun verblijf, komt ook heel wat administratief en communicatief werk kijken. Hieronder een greep uit de mogelijkheden:
- Administratief uitvoerend werk vakantiehuis (telefonie, verslagen opmaken, deelnemerslijsten verwerken, verhuur activiteitenkoffers, inplannen en klaarzetten zorghulpmiddelen, …)
- Een actieve rol opnemen binnen de werkgroep ‘administratie’ en hierbij samenwerken met de vrijwilligers en de administratief medewerker.
- Uitvoerend kantoorwerk (ICT, kopiëren, brochures verdelen, brieven plooien, klasseren van contracten en facturen, kantoorbenodigdheden en inkopen, wekelijks opmaken en updaten van inventarissen en plaatsbeschrijvingen, aanvullen brochures regio, bundelen en verwerken van de evaluaties. …)
- grafische vormgeving / ontwerpen
- opvolging social media
- opvolging website

- Opmaken en tijdig updaten van de onthaal- en infomappen.
- Kleppe-winkeltje en balie- & onthaalwerk (check in en check out gasten).
- Boekingen verwerken, alle regelingen treffen, afspraken maken, enz.
- telefonische contacten met de gasten
- rondleidingen geven (prospecties)
- Facturatie
- Verhuur van het bijgebouw regelen
- Contacten met de externe diensten (traiteur, post, toegankelijk aanbod, wasserij,…).

- ... ...